Kako to učiniti, ako Inbox Zero više ne pomaže i poplavite slova? Tony Xie, predsjednik Uprave Zappos.com i Yesterbox.com, dijeli svoje tajne obrade dolazne korespondencije. Već više od 10 godina njegov je poštanski sandučić bio njegov popis obveza, tako da što je više pisama bilo, to je Tony osjećao više stresa. Problem je u tome što izgleda kao beskrajna traka za trčanje - nema smisla za potpunost i počinje vam se činiti da je gotovo nemoguće doći do "inboxa" (0).
Godine 2012. Tony je osjetio da mu je e-mail kutija počela izlaziti iz kontrole, a do kraja te godine počeo je eksperimentirati s upravljanjem poštanskim sandučićem. Tako je nastala tehnika "Yesterbox" - kad se svaki dan vaš popis sastoji od vaše jučerašnje, a ne današnje pošte.
1. Vaš popis zadataka za danas je vaša jučerašnja pošta (tj. Yesterbox).
Velika je stvar kod ove metode to što kad se ujutro probudite, već unaprijed znate što vas čekaju. Obrađujete jučerašnju poštu i osjećate napredak, jer u ovom slučaju stvarno postoji poštanski sandučić (0), budući da možete obraditi sva jučerašnja pisma.
Osim toga, konačno ćete imati ugodan osjećaj natjecanja i cjelovitosti kada shvatite da ste se nosili s e-poštom do jednog sata, a zatim do podneva i tako dalje.
Također se pokazalo da je Tony postao produktivniji, jer bez sveg tog stresa i osjećaja blokade, ljudi su počeli dobivati odgovore na svoja pisma ne tjedan ili mjesec, već tek nakon jednog dana.
2. Ako može čekati 48 sati i ništa ozbiljno se ne događa, to znači da danas ne morate odgovarati na poruke e-pošte, čak i ako je riječ samo o jednoj riječi.
To je želja da se odgovori na pisma odmah je gotovo najteži dio prijelaza na ovaj sustav. Moraš se psihološki trenirati da prestaneš brinuti o pošti. Vašu pažnju trebate usmjeriti isključivo na jučerašnje dopisivanje.
3. Tijekom obrade slova na Yestrebox sustavu, prije nego što pogledate današnja pisma, morate obraditi najmanje 10 jučerašnjih poruka.
Nakon što ste obradili najmanje 10 jučerašnjih poruka, možete napraviti "dar" - dopustite mi da vidim što je danas stiglo poštom. Glavni je problem što ljudi često pokušavaju odgoditi za kasnije ne baš ugodna pisma i nastojati preći na nova, lakša i ugodnija pisma. I tako još uvijek radiš sav posao.
4. Planiranje složenih poruka e-pošte.
Bilo koje pismo, odgovor na koji traje dulje od 10 minuta, ili zahtijeva posebna istraživanja, treba staviti u posebnu mapu i u kalendaru se mora pojaviti podsjetnik kada treba obraditi te poruke. To će biti nešto poput zasebnog zakazanog sastanka za 1 sat - dovoljno vremena za rješavanje složenih slova. Nema žurbe i pravog odgovora.
5. Zakažite “odvojeni sastanak” u kalendaru kako biste pregledali jučerašnje postove.
Vjerojatno znate koliko vremena vam je potrebno da obradite dolazne poruke e-pošte, zato samo rasporedite odgovore na poruke, kao što je sastanak od tri sata. I svaki dan u vašem rasporedu rada bit će vrijeme posebno izdvojeno za rad isključivo s e-poštom.
6. Jedina stvar koju možete dopustiti da radite s današnjom poštom je akcija brisanja, označavanje kao spam, slanje ili razvrstavanje po mapama.
Sve to možete priuštiti tijekom "nagradne" faze, odnosno gledanja današnje pošte. Jedina iznimka je odgovor na pismo, koje je u istom lancu korespondencije, koje se proteže od jučer ili dan ranije.
7. Ako trebate kontaktirati svoju e-poštu izvan zakazanog vremena, zakažite odvojeni sastanak u kalendaru i pošaljite e-poštu u posebnu mapu.
To se događa kada ste zauzeti osobito važnim stvarima i želite ostati na istom nivou, kako biste bili sigurni da onaj kome ste dodijeljeni pratiti transakciju, nije propustio ništa važno.
8. Ako ste iza rasporeda i vaš poštanski sandučić ima pisma dana prije jučer, u radnom rasporedu izdvojite odvojeno vrijeme za njihovu obradu.
Ali prva slova u obradi trebala bi biti jučerašnja pisma, a tek onda sve ostalo.
Ako odlazite na godišnji odmor i nećete raditi s e-poštom cijelo to vrijeme, rasporedite dovoljno vremena u kalendaru unaprijed kako biste obradili pisma nakon povratka na posao.
9. Za pisma koja nemaju datum isteka i koja mogu čekati dulje od jednog dana, stvorite odvojeni okvir za e-poštu.
Mogu se pročitati kada trebate ubiti vrijeme, na primjer, dok čekate vlak ili avion, ili u teretani na traci za trčanje.
10. Dodajte poštu kao bilješku u Evernote i izbrišite je iz poštanskog pretinca.
Fotografija: Shutterstock
