Istinski interes Lifehacker čitatelja za članak o 10 Microsoft Word funkcija koje su korisne u njihovom radu, jasno je pokazao da bi temu trebalo razviti. Pa, nastavimo.
1. Zamijenite zadani font.
Vaše osobne postavke i korporativni standardi rada zahtijevaju da koristite određeni font određene veličine, na primjer Arial, 14 pt. Šteta je, naravno, da Word ne pogađa o tome i nudi ispis Calibri, 11 pt. Svaki put nakon lansiranja. Dakle, mijenjajte font i opet za svaki novi dokument. Potrebno je nekoliko sekundi, a na ljestvici proteklih godina - sati. Možda je vrijeme da se jednom zauvijek pozabavimo time?
Odredite font i njegovu veličinu, koji će se po defaultu koristiti u svim novim datotekama.
Idite na karticu “Home”, aktivirajte dijaloški okvir “Font”, postavite željene vrijednosti i kliknite na “Default” gumb koji se nalazi u donjem lijevom kutu. Bit ćete upitani želite li spremiti promjene za trenutnu datoteku ili sve dokumente. Slobodno se smirite za drugi.
2. Koristite bazu sinonima
Naravno, znanstveni udžbenici u točnim disciplinama i promet pravnog dokumenta sa strogim rječnikom ne toleriraju zamjenu termina. Ali u polu-poslovnom i svakodnevnom pismu sasvim je prihvatljivo (ili jednostavno nužno) koristiti različite riječi sličnog značenja. Tako će vaš tekst izgubiti monotoniju, poboljšati čitljivost, dobiti boju i općenito vas staviti u najbolje svjetlo. Međutim, što ako vokabular nije toliko velik ili glava odbija misliti? Puzite beskrajno u pregledniku radi pomoći?
Ugrađeni tezaurus riječi pomoći će vam bez ikakvih komplikacija da pokupite sinonim.
Pronađite često ponavljanu riječ i kliknite je pomoću tipke Alt. Na desnoj strani zaslona pojavit će se prozor s informacijama, ispod ćete pronaći rječnik sinonima.
3. Brzo pomaknite stavke popisa
Nije tajna da popisani i numerirani popisi olakšavaju percepciju informacija. Oko prianja uz njihove pojedinačne komponente i prenosi rastavljenu strukturu u naš mozak, što olakšava pamćenje. Zato su oglašavanje, prezentacije, izvješća i životni planovi često izgrađeni na principu popisa. Sve je dobro, ali ne žele svi komunicirati s njima prvenstveno zbog neugodnosti oblikovanja. Poseban slučaj je kretanje linija u međusobnom odnosu, što je obično popraćeno kontinuiranim kopiranjem. Dosta nasilja na C i V.
Kombinacija Alt + Shift + ↑ (↓) pomaknut će trenutni element u određenom smjeru.
Međutim, ove vruće tipke rade i za paragrafe. Možete komadati tekstove čak i između stavki popisa.
4. Koristite neprekinute prostore
Računovođe i ekonomisti imaju zlatno pravilo: nule i drugi brojevi iz velikih iznosa ne smiju se širiti različitim linijama. Otprilike ista postavka je sa sekretaricama, u čijem mišljenju inicijali ne bi smjeli padati s imena. Ali Riječ se ne muči s tuđim profesionalnim navikama, a bez trunke savjesti razdvaja nerazdvojive. I ovdje mnoge nezrele ženske psihe počinju propadati. Gomile opscenosti se obraćaju administratoru sustava (suprugu, klijentu, Gatesu), nakon čega se prostori jednostavno uklanjaju, a s njima, čini se, problemi. "Nagrada" samozavaravanja je promiskuitet i nemirnost.
Neprekidni prostori sprječavaju odvajanje linija u određenom mjestu za veću čitljivost. Pritisnite Shift + Ctrl + Space da biste umetnuli neprekinuti prostor.
Neprekinuti prostori korisni su za stavljanje kratica (npr., Itd.) Između brojeva i mjernih jedinica (npr. 100 kg), između posebnih znakova i brojeva koji se odnose na njih (na primjer, br. 55). U načinu prikaza znakova koji nisu ispisani, neprekinuti prostor prikazan je kao krug.
5. Koristite kodove polja
Nastavljamo temu magije elektroničkih papira i virtualnog novca. Iskusni radnik u financijskom sektoru u svom radu koristi prilagođena polja. Koriste se kao rezervirana mjesta za varijabilne podatke u datoteci predloška.
Rad s kodovima polja može vam se činiti malo neprikladnim, ali uz odgovarajuće vještine u tipičnim dokumentima, i dalje je korisno. Dovoljno je napraviti malu izmjenu standardnog ugovora o uslugama, ažurirati polja i ne morate ponovno pisati hrpu teksta.
Primjerice, pomoću kodova polja lako je prevesti šest-znamenkasti broj (nažalost, malo) u zapis. Ova uobičajena praksa izbjegava nesporazume ako vaš partner želi dodati nekoliko brojeva već tiskanom dokumentu. Drugi uobičajeni slučaj je datum umetanja dokumenta.
Kombinacija Alt + F9 mijenja prikaz kodova polja i njihovih vrijednosti.
Idite na karticu “Insert”, pronađite “Express Blocks” i kliknite na “Field”. Iako možete učiniti i lakše: pritisnite Ctrl + F9. Kad se pojave vitičaste zagrade, unesite naredbu = 989152 * CardText unutar njih. Urednik će odrediti navedeni broj kao "devetsto osamdeset devet tisuća sto pedeset i dva".
S poljima, njihovim kodovima i ključevima, možete stvoriti mnogo složenije stvari. Upoznajte ovaj moćan alat, a automatizacija vašeg rada će se značajno proširiti.
6. Postavite lozinku za otvaranje dokumenta
Neovlašteni pristup vašem računalu, izbrisivom memorijskom pogonu ili pohrani u oblaku može biti prilično pljuskanje po živcima i novčaniku. Pa, zločinac je provalio u banku, ali još uvijek mora otvoriti ćeliju. Pokušajte, draga moja, 128-bitna AES enkripcija, koju, usput rečeno, američka vlada koristi za zaštitu državnih tajni. To je razina sigurnosti koju Word nudi svojim korisnicima.
Zapamtite, nećete moći vratiti izgubljenu zaporku. Jednostavno takva mogućnost ne postoji.
Idite na karticu “File”, pomaknite se dolje na “Details”, kliknite na “Protect Document” gumb i odaberite “Encrypt with password”. Sadrži najviše 255 znakova velikih i malih slova. Da biste uklonili zaštitu, otvorite dokument i jednostavno uklonite lozinku na istom mjestu.
7. Ograničite svoje promjene.
Događa se da nečije čišćenje stana pretvara vaš urođeni uredni kaos u nekontrolirani vanzemaljski poredak. Isti nejasni osjećaj zahvalnosti nastaje kada netko pokuša raditi na svom besprijekornom savršenom tekstu. Što učiniti ako ne možete u potpunosti lozinka-još? Dopustite "dobročinitelju" da gleda, ali ne dodiruje, ograničavajući uvođenje promjena.
Ograničenje formatiranja omogućuje vam da unesete samo izmjene koje odredite ili aktivirate način "Samo za čitanje".
Idite na karticu "Datoteka", pomaknite se dolje na "Detalji", kliknite na gumb "Zaštiti dokument" i odaberite "Ograniči uređivanje". Možete zabraniti neke stilove, odrediti dijelove teksta i korisnike na kojima zabrane neće djelovati, kao i odrediti vrste dogovorenih promjena.
8. Koristite AutoCorrect
Smrtonosna, podcijenjena, rijetko korištena funkcija Worda, koja iz nekog razloga izbjegava korisnike stolnih računalnih sustava. To je vrlo čudno, ali ti isti ljudi ne predstavljaju svoj život bez automatske zamjene na mobitelu. Što se mene tiče, uzrok nesporazuma je banalno neznanje, jer su postavke skrivene u đavlu na kuličkama.
Zašto ti to treba? Često se događa da posjedujete metodu slijepog ispisa, ali vaši prsti odbijaju ispravno upisati neki red slova u određenim riječima. Najzloglasniji slučajevi samo trebaju osigurati u zamjenu. Također je korisno, primjerice, smanjiti pravopis svog prezimena i inicijala na tri slova. Trite, ali štedi vrijeme.
Uz pomoć AutoCorrecta, lako je skratiti pravopis složenih riječi, fraza, pa čak i rečenica na samo nekoliko znakova. Drugi koristan aspekt je ispravljanje vaših osobnih tipičnih pogrešaka i pogrešaka pri upisu.
Idite na karticu “File”, otvorite “Parametri”, odaberite “Spelling” i kliknite na “AutoCorrect Parameters”. Ispunite okvire "Zamijeni" i "Uključeno". Gotovo je. Brzina tiska trebala bi rasti.
9. Čuvajte sigurnosnu kopiju dokumenta.
Vjerojatno postoji nekoliko ožiljaka na vašem srcu, primljenih nakon naglog nestanka struje ili slučajnog vađenja prijenosnog pogona. Takvi slučajevi prisiljavaju korisnike na kupnju jedinica za neprekidno napajanje i skraćivanje intervala automatskog spremanja datoteka. No, tu je i treći redak za zaštitu vaših dokumenata - stvaranje sigurnosne kopije, koja će biti korisna tijekom obnavljanja podataka nakon nepredviđenih problema.
Sigurnosne kopije datoteka mogu se koristiti ne samo za vraćanje oštećenih datoteka, već i kao arhiva prethodnih verzija dokumenta.
Idite na karticu “File”, pogledajte “Parametri”, prebacite se na “Advanced” stavku i pronađite “Saving” blok. Ovdje je skrivena opcija “Uvijek čuvaj sigurnosnu kopiju”.
Sigurnosna kopija sprema samo zadnje stanje spremljenog dokumenta, ali ne sadrži promjene među njima.
10. Prilagodite stranice "repova"
Siguran sam da ćete naići i na neposlušne tekstove, čiji se "repovi" zlobno prelaze s jedne stranice na drugu. I ne želim ispisivati dvije stranice umjesto jedne! Borba za uštedu ide na sve fronte: linije su uklonjene, razmak između slova je smanjen, polja su izrezana. No, hitne mjere ne daju uvijek rezultat, a ako to i čine, po cijenu puno vremena. A sve zato što korisnici ne znaju za funkciju "Izreži na stranicu".
Značajka smanjivanja na stranicu pokušava sažeti tekst za jednu stranicu laganim smanjivanjem veličine i razmaka teksta.
Idite na postavke na vrpci prečaca, odaberite "Ostale naredbe", prebacite prikazani izbornik na "Sve naredbe", zatim okrenite popis na naredbu "Izreži na stranicu" i prenesite ga u desni prozor. Sada samo jedan klik odvaja "rep" od obrezivanja.
Ove su funkcije najvjerojatnije prisutne u programu Word 2007/2010 i sigurno u izdanju 2013. Preporučujem nadogradnju na najnoviju verziju uređivača teksta, ako to već niste učinili.
