Shenglong Gao, programer i konzultant, osmislio je pravilo 2-2-2, koje koristi pri rukovanju dolaznim telefonskim pozivima, porukama i pismima.
Suština ovog pravila je da na dolazni poziv treba odgovoriti 2 sekunde, tj. odmah i bez odgađanja za kasnije. Potrebno je odgovoriti na dolaznu SMS poruku za 2 minute. Odlučio je provjeriti i odgovoriti na poruke e-pošte svaka 2 sata. Na taj način izgradite sustav prioriteta za komunikacijske kanale i ne odgađajte hitne stvari za kasnije. Shenglong sustav podsjeća na GTD metodologiju Davida Allena, naime, onaj dio, gdje se predlaže da se pitanja od 2 minute ne odgađaju i unose u Inbox, već se provode odmah. Pozivi i SMS poruke upadaju u taj interval.
Jednostavna tehnika rješava ove probleme:
- ostavljate telefon prioritetnim komunikacijskim kanalom i uvijek su vam na raspolaganju za hitna pitanja;
- ne zaboravite gledati SMS-poruke i odgovarati im kada je to potrebno;
- ne držite se cijelog dana u e-mailu, nego odgovarajte povremenim uredom koji ne proturječi ni najobičniji poštom.
