Čini se da sada ljudi rade samo ono što komuniciraju putem društvenih mreža i e-pošte, zašto su im potrebna neka druga pravila, kada i tako određene norme budu razrađene? Zapravo, u 9 slučajeva od 10 sugovornici zaboravljaju na apsolutno elementarne stvari, postoji masa nesporazuma i kašnjenja. Pa, to bi bilo samo o osobnoj korespondenciji: u poslovnoj komunikaciji točno se događa (a ponekad i mnogo gore nego u neformalnoj komunikaciji). Želim s vama podijeliti svojih 10 pravila za komunikaciju na društvenim mrežama i putem e-maila, i nadam se da ćete naći aplikaciju za njih, čineći digitalnu komunikaciju ne manje djelotvornom od offline komunikacije.
1. Uvijek se predstavite strancima i nemojte početi s "Dobro vrijeme dana"
Jasno je da je vaše ime već vidljivo. Ali barem u jednoj rečenici, recite nam tko ste, odakle su, koju tvrtku zastupaju i zašto pišu nepoznatom. Tako će biti jasno gdje ste saznali o svom sugovorniku, postoji određeno "ugađanje" budućeg tona razgovora. Uostalom, nije jasno tko ste s avatarom i imenom / prezimenom: ozbiljna osoba ili neki drugi internet scammer (sve se događa, kažem vam, i na webu, prvi dojam nije ništa manje ili čak više - varljiv nego u offline životu). Zašto ne početi s "Dobar dan"? Zato što ste toliko slični prodavatelju glačala i “Herbalifeu”:) Ne, istina je: što vas sprečava u pisanju “Dobar dan!” Ili “Halo!” (Ili čak “Halo!”). I svakako dodajte pozdravnu žalbu po imenu. Bezličan “dobar dan dana” omogućuje vam da se ušuljate u sumnju da takve poruke ili poruke šaljete u skupinama na desetke stranaca svaki dan, te stoga niste ni pokušali “tkati” pozdrav u situaciju i vremenski kontekst.
2. U prvoj poruci / pismu uvijek pogledajte "vi"
Napisati “Vi” ili “Vi” je vaše poslovanje (na ovom računu, holivor u RuNet-u nije se smanjio na tri godine:)). Važno je da još niste upoznati s tom osobom i ne biste smjeli ići ravno na razinu "vi" prema zadanim postavkama (nisu svi ljudi to jednako postupaju, vjerujte mi). Ako je sugovornik iste dobi kao vi ili mlađi od vas, možete predložiti prebacivanje na “vi” tek nakon nekoliko slova ili poruka (ali samo ako vidite da je opći ton “razgovora” prijateljski, i na emocionalnoj pozadini komunikacije, mijenjajući “vi” u “vi” "Neće biti negativno pogođen). Za ljude koji su mnogo stariji od vas, u poslovnoj korespondenciji uvijek se odnosi na "vas".
3. Ne pozivajte apsolutno nepoznate osobe na mobilni ili Google Hangouts bez dopuštenja
Čak i ako ste negdje pronašli / vidjeli / prepoznali telefon osobe za koju ste zainteresirani, nemojte ga početi zvati. Na primjer, ja osobno nikad ne podignem telefon na nepoznate brojeve, ako ne očekujem poziv. Usluga mobilnog telefona ili videopoziva je “posljednja granica” koju svaka moderna osoba ima (bez obzira na to tko radi, što radi ili u kakvom je položaju). Podići telefon apsolutno na sve dolazne pozive može i mora samo PR menadžer ili službeni predstavnik tvrtke. U drugim slučajevima, uz 90% šanse, još uvijek nećete odgovoriti. Uštedite vrijeme i živce drugih ljudi. Još jedna stvar je da ste tražili broj za daljnje detalje, sam sugovornik vam je dao taj broj i vi ste ga kontaktirali (već uz njegovo dopuštenje).
4. Počnite s glavnim
Jasno je da imate “veliki projekt”, da ste “tvrtka koja se bavi ovim i onom”, da je “preporučeno da se prijavite”, itd. Sve uvodne "vode" treba smanjiti na najviše 2 male rečenice. Prijeđite na točku: rješavate određeni prijedlog / pitanje / zahtjev, a ne da oglašavate sebe, svoju tvrtku i ono što ste cool (ova "bolest" trpi gotovo trećinu tvrtki i agencija koje pišu slobodnjacima) primjer).
5. Ne odgađajte odgovor na zahtjev i nemojte se bojati reći "ne"
O tome zašto je važno i potrebno odbiti i učiniti to pravovremeno, pisao sam ranije. Za svaki slučaj, podsjetit ću vas još jednom: odgađanje odgovaranja na pitanje, životopis ili prijedlog za suradnju povećava negativnu "karmu" u očima suprotne strane i stavlja vašeg sugovornika u stanje kronične nesigurnosti.
6. Budite ljubazni i rezervirani, koristite temu razgovora u pismu.
U naslovu pisma jasno navedite u 3-5 riječi ono o čemu pišete i zašto. Dakle, veća je vjerojatnost da odgovorite. Čak i ako vas ton sugovornika povrijedi ili vam se čini arogantnim, pokazujete suzdržanost i uljudnost: možete se jednostavno suočiti s "obrambenom reakcijom" osobe koja prima pisma od raznih nesposobnih, pa čak i ograničenih ljudi (poznata osoba ili tvrtka radi, postotak takvih pisama postaje veći).
7. Ako imate sumnje - google
Tako se događa: dugo vremena komunicirate s osobom ili za neke osobne teme, ali vas “muče nejasne sumnje” o pristojnosti, namjerama i ozbiljnosti vašeg sugovornika. Nemojte biti lijen da biste vozili ime i prezime u tražilicu, pregledali projekte, blogove povezane s tim imenom. Pogledajte Facebook, Twitter i ponekad čak i profile za upoznavanje: "kosturi u ormaru" ponekad leže na najočitijem mjestu. Ne bez razloga u velikim IT tvrtkama kada se prijavljuju za posao provjeravaju „digitalni ja“ budućeg zaposlenika.
8. Provjerite poštu dva puta dnevno, prije svega kada odgovarate na pisma nepoznatih osoba.
Za sebe sam odredio pravilo da provjeravam poštu ujutro do 10 sati ujutro i navečer od 17: do 19:00 Usredotočite se na adrese pošiljatelja i predmet pisma. Povremeno gledajte u mapu “Spam” u vašem profilu e-pošte iu kartici “Ostalo” u Facebook porukama: ponekad važna i potrebna slova stižu do vas (jer tehnologija još uvijek ne-ne i ne uspije).
9. Za službena putovanja i odmor, poštom uključite automatsku sekretaricu.
U ispravno konfiguriranoj telefonskoj sekretarici, kao odgovor na pismo poslano vama, trebaju biti navedeni kontaktni podaci osobe koja se može kontaktirati tijekom vaše odsutnosti, kao i bilješke o vašoj dostupnosti / nedostupnosti za pozive i pisma tijekom određenog vremenskog perioda, mogućnost / nemogućnost pisanja na Skype, Facebook ili drugi kanali komunikacije.
10. Kopirajte samo one koji su u pitanju. Koristite naljepnice, grupe i mape za rad s slovima.
"Leapfrog" iz priloženih pisama poslanih odjednom do 20 osoba iz jedne tvrtke nije dobro i nezgodno. 250 dolaznih, mješovitih u slučajnom redoslijedu - to je također nezgodno. Zaboravite pismo i pregledajte arhivu poruka i pisama u potrazi za temom rasprave ili projektom koji vam je potreban - za slobodnjaka ili upravitelja općenito je neoprostiva stvar. Što više redoslijeda u vašoj mapi "Inbox" i "Sent", to vam je ugodnije i manje vremena ćete potrošiti na srednju rutinu.
Fotografija: Shutterstock
