Nova stranica EMAIL CHARTER dijeli s nama deset pravila koja još uvijek mogu uštedjeti vrijeme svim korisnicima pri radu s e-poštom, što nas sve više i više utapa i hvata sve naše slobodno vrijeme. I sve ne ovisi samo o broju poruka koje vam padaju. Često je problem što ljudi jednostavno ne rade jednostavne stvari koje mogu uštedjeti sate i godine života za ljude s kojima radite.
Dakle, ispod 10 bodova / savjeta ove povelje.
1. Poštujte vrijeme primatelja
To je temeljno pravilo. Kao pošiljatelj, MORATE razmišljati o tome kako smanjiti obradu vašeg pisma. Čak i ako morate više vremena pisati.
2. Ukratko - ne znači grubo
Razumijete odgovore u pismima, ali ne upuštajte se u grafomaniju, nećete čitati esej i vjerojatno ne samo primatelja.
3. Donesite jasnoću
Počnite s temom poruke i, ako je moguće, dodajte statusne oznake.,,,, … Ako pismo sadrži više od pet rečenica, proširite suštinu slova bez lukavih skretanja. Izbjegavajte čudne fontove ili boje.
4. Postavite jednostavna pitanja.
Lošim se stilom smatra umetanje četiri paragrafa teksta iz prethodne korespondencije i pitanje “Tko ima misli?” Često to čine, vjerujte mi. Bolje je postaviti pitanje nakon što ste ga pročitali sa ograničenim brojem odgovora. Na primjer:
Poslao sam ti ugovor. Kada ga možete potpisati:
a) sutra;
b) ovaj tjedan;
c) potrebna je koordinacija.
Stoga isključujete često duge rasprave koje se mogu pojaviti samo zato što netko nema što više raditi.
5. Budite oprezni s CC:
Nemojte dodavati kopije pisama hrpi ljudi za svaki slučaj. To će povećati vrijeme odziva, jesti puno vremena i često može učiniti pitanje nerješivim. Svatko se sjeća legendarne korespondencije zaposlenika jedne od banaka?
6. Ne povlačite cijeli rep razgovora
Mnoga korespondencija kasni i ogromni repovi prošlih pisama rastu. Nemojte ih vući. Zamislite što novi kolega ili partner čeka u SS-u. Bolje je ostaviti 3-4 posljednji odgovor i reći svoje prošle aranžmane vlastitim riječima.
7. Borba sa slikama
Ne koristite grafičke objekte u opisu koji neki programi prikazuju kao privitke. Svaki put kada provjerite ima li nešto novo u privitku. I nemojte dodavati tekstualne informacije u obliku datoteke, ako se mogu umetnuti u slovo s tekstom.
8. Koristite prihvaćene EOM ili NNTR kodove.
Dodavanjem znakova EOM (= Kraj poruke) predmetu poruke, kažete da je rasprava zatvorena. I NNTR (= Nema potrebe za odgovorom) - što nije potrebno odgovoriti. To štedi i primatelja i vaše vrijeme i nećete dobiti još jedno pismo s pitanjem poput "Dakle, što trebate od mene?"
9. Ograničite svoje odgovore.
Ne morate odgovarati na bilo koju poruku e-pošte. Pogotovo ako nije izravno upućena vama, a vi stojite samo u KZ-u. Nemojte pisati nešto poput “Hvala vam na savjetu”, “Hvala vam na pomoći” ili “Oh, cool!” Ovo nije stvarna komunikacija i postoje neka pravila, od kojih je najvažnija spašavanje vremena jedno drugom.
10. Isključite!
Svi smo se složili da manje vremena trošimo na e-poštu, svi želimo primati manje poruka e-pošte. Pokušajte rezervirati pola dana i donijeti svojim kolegama da nećete biti e-mailom. Ili uzmite pravilo da vikend provodite bez e-pošte. I također dati u automatska sekretarica na vikend link na ovaj post.
Povelju možete potpisati ovdje.
