E-pošta za mnoge je još uvijek nedodijeljeni radni alat i svakodnevna patnja. Netko ima sedam dolaznih pisama, a sada će ih brzo rastaviti. Netko ima 46 sandučića, ali će ih i zgrnuti u jednom danu jer je navikao. Za svaku osobu postoji određeni prag za broj dolaznih e-poruka po danu, koji on može obraditi bez odgađanja obrade sljedećeg dana i, sukladno tome, bez stvaranja blokada u elektronskoj kutiji. Ovaj prag možete nazvati "prirodnim".
Ako ima više pisama nego što ih osoba može obraditi, morate promijeniti pristup upravljanju e-poštom. To će povećati prag na vrijednost koja je potrebna u određenom slučaju. Trebate nositi 100 e-pošte dnevno? Tako možete i 100, samo koristiti ispravnu metodu u radu s poštom. Koji? Sada reci.
Jedini pokazatelj da se osoba nosi s poštom je nula na kraju radnog dana. Ključno načelo kompetentne dolazne obrade je razumijevanje onoga što je pismo pred vama. Prvo morate naučiti kako jasno razvrstati slova i znati što učiniti sa svakom vrstom.
Sva dolazna pisma mogu se podijeliti u sedam kategorija:
- Nema potrebe za odgovorom, nema potrebe za čitanjem. Postoje dva načina za takva slova: arhiviranje ili brisanje. Ako dobijete drugi newsletter koji nikada ne pročitate, učinite sebi uslugu - odjavite se. Jedna akcija u zamjenu za uklanjanje desetaka takvih pisama u budućnosti. Želimo naučiti kako se nositi s protokom pisama u jednom danu? Manje protoka je lakše. Ne bojte se propustiti nešto važno. Stvarno potrebne informacije doći će do vas na drugi način i pojaviti se pred vama barem još jednom.
- S prilozima datoteka. To mogu biti obavijesti o potrebi plaćanja nečega ili informacija za trenutni ili budući rad. Za takva pisma korisno je kreirati zasebne mape, ali bez fanatizma. Previše mapa? Pojednostavite. Da biste kasnije pronašli nešto potrebno, ne trebate tisuću mapa, već mogućnost korištenja funkcija pretraživanja pošte.
- Odgovorite po želji. Odgovor je izboran, ali ponekad je korisno. Zatim djelujte isključivo na situaciju.
- S vremenom pregledati. Zanimljivo je čitati, ali ne nužno. Pokušajte uputiti na ovu i prethodne kategorije što je više moguće slova. To je ključ učinkovitog rukovanja poštom.
- Trebate odgovoriti danas. Sve je jednostavno: uzmite i odgovorite ili sada, ako je nešto apsolutno hitno, ili na kraju radnog dana.
- Trebate odgovoriti, ali ne danas. Ljepota e-pošte je da se ne radi o razgovoru ili telefonu. Nitko ne očekuje i ne treba očekivati brz odgovor putem e-pošte, ako to nije naznačeno u zaglavlju pisma. Ako je dan poziv za odgovor, ili vi sami znate i shvatite koliko dugo trebate dati odgovor, stavite takva slova u odgovarajuću mapu. Na primjer, "Odgovori u ponedjeljak", "Odgovori u utorak" i tako dalje. Sada napravite popis za provjeru, koji ima stavku "Ujutro, proces pošte odgođen za danas." U tu svrhu postoje i specijalizirani alati za automatizaciju: RightInbox za Gmail, FollowUpThen.com i FollowUp.cc.
- Nerazumljivo pismo. Postoje takva pisma koja je teško pripisati jednoj od kategorija. Nemojte se mučiti razmišljanjem i složite se s tim da takva pisma upućujete na jednu od gore navedenih kategorija.
Na temelju ove klasifikacije trebat će nam mape za kategorije br. 2, 3, 4 i 6.
Pravila obrade e-pošte
- Pričekajte 30 minuta na kraju radnog dana da biste pristiglu poštu doveli na nulu. To je učinkovitije od pokušaja da se odmah odgovori na svako pismo. Ljudi nisu višezadaćni. Manje ometanja i prebacivanje - veća učinkovitost.
- Što učiniti s hitnim pismima? Postavite interval s kojim označavate okvir tijekom dana. Na primjer, jednom na sat. Označite okvir za hitna važna pisma i, ako ih nema, vratite se na posao. Zapamtite prednost pošte: ona nije sredstvo za trenutnu interakciju. Moguće je da će problem spomenut u jednom od hitnih pisama biti riješen bez vašeg sudjelovanja do kraja dana, ili ćete do kraja dana dobiti više informacija koje će riješiti problem brže i učinkovitije.
- U bilo kojem trenutku kada ne provjerite poštu, čuvajte je zatvoren. Onemogući obavijesti. Oslobodite se zbunjujućeg razmišljanja o broju dolaznih pisama. Sada imate još jedan posao, a vrijeme za poštu još nije došlo. U trenucima sumnje u točnost takvog pristupa, zapamtite: vi niste u nuklearnoj elektrani, ali čak i da ste bili na njoj, u svakom slučaju, bilo bi vam rečeno da pregrijavanje reaktora nije bilo putem e-pošte.
- Upotrijebite želju da na vrijeme završite radni dan kako biste ubrzali obradu pošte. Zato se preporuča rastaviti pristiglu poštu na nulu na kraju dana. Imate 30 minuta i želite brzo završiti sve. Zapravo, ispada neka vrsta igre, ali možete i namjerno gamificirati obradu e-pošte.
- Napišite kratko i do točke.
- Budite pozitivni i prijateljski. E-poruke mogu graditi i uništavati odnose. Umjesto rješavanja stvarno važnih pitanja, ljudi ponekad idu tako daleko da pokušavaju nazvati svog protivnika kao idiota na najdelikatniji i skriveniji način, a cijeli tekst je izgrađen na tome. Ne postoji ništa čudno u izražavanju vaše pozitivne poruke primatelju s malom ugodnom frazom u tijelu pisma. Vaša ljubaznost će vam se vratiti, a korespondencija će postati puno značajnija i produktivnija.
- Pisma morate obrnuti obrnutim redoslijedom. I jedini način. Logičnije je početi sa starijim slovima, ali naš cilj je nula inbox, što znači da ćemo doći do prvog pisma koje primimo prije kraja radnog dana. Ako se prepustite sebi i počnete ostavljati posljednja pisma koja ste danas primili za sutra, cijela će tehnika prestati raditi. Zašto uopće trebate proučavati kompetentan rad s poštom, ako ne slijedite temeljno pravilo? Nastavite raditi kao i prije i patite.
- Otvorite samo potrebna slova, slanje u arhivu ili za brisanje ostatka. Mi također zlorabimo pretplate na nepotrebne stvari (pretplata na Lifehacker, naprotiv, vrlo je potrebna) i kao rezultat toga dobivamo više informacija nego što ih možemo pročitati. Kako razlikovati potrebna slova? Postoji jedno jednostavno, ali vrlo djelotvorno pravilo: otvorite samo ona pisma koja su osobno upućena određenoj osobi. Ostatak - u jednoj od kategorija opisanih na početku članka o situaciji.
- Izradite predloške. Često su odgovori na slova prilično standardni, to jest, vi pišete istu stvar. Primijetili ste da često pišete ovu frazu? Napravite predložak za brzo kopiranje ili ga stvorite u samoj usluzi e-pošte.
- Ako je poruka obrađena, a još ima vremena, onda je morate učinkovito koristiti. Idemo u kategoriju slova 3, 4 i 6, i tamo nametamo red.
Ovaj vodič, koji je, kao što ste primijetili, baziran na pravilnom sortiranju, odličan je dodatak općenitijim savjetima za e-poštu od LinkedIn CEO-a Jeffa Weinera. Također nemojte propustiti 10 mailing savjeta od Leo Babauts. Zapravo, postoji mnogo dodatnih načina za dobivanje najviše od e-pošte. Pokušajte tehnike koje su primjenjive na sebe, analizirati rezultate i ne zaboravite ostaviti svoje savjete o poboljšanju učinkovitosti rada s e-poštom u komentarima.
